Автоматизация управления закупками

Если на старте бизнеса неэффективность закупок является простой неприятностью и часто следствием отсутствия опыта, то по мере развития предприятия это станет его уязвимой точкой. С масштабированием производства рутина, выполняемая вручную, будет занимать все больше времени и ресурсов. Персонал начнет путаться в документообороте или ошибаться.

IT-инструменты, разработанные для автоматизированного управления закупками, помогают справится с этой дилеммой. Они оптимизируют выполнение однообразных задач, оставляя сотрудникам больше времени на решение действительно важных или творческих проблем. Рабочее время и деньги, сэкономленные за счет автоматизации, простимулируют рост компании.

Зачем автоматизировать процесс закупок

Необходимость вручную отслеживать заказы в электронной таблице Excel или с помощью бумажных документов приводит к снижению эффективности. В свою очередь автоматизированная система управления закупками сокращает общее количество времени, необходимое для управления всем процессом.

Основные преимущества автоматизации:

• Повышенная точность. Невнимательность или недопонимание между сотрудниками приводят к задержкам оплаты, неправильному вводу данных, дублированию платежей или потере бумажных счетов. Автоматизация позволит избежать дорогостоящих ошибок и упростит работу.
• Сниженный риск. Повышается прозрачность процесса закупок. Программное обеспечение помогает в поиске поставщиков и уменьшает шанс столкнуться с мошенничеством.
• Более быстрая обработка. Сокращение времени на оформление сделок, контроль документооборота и снижение рабочей нагрузки на персонал.
• Оптимизированные затраты. Масштабирование системы под объемы закупок по мере расширения компании вместо нецелевого раздувания штата.

С использованием дополнительного софта закупки проводятся гораздо быстрее, а наглядность процесса облегчает оценку будущих потребностей компании для планирования.

Функциональные возможности

Программное обеспечение освобождает сотрудников от необходимости выполнять типовые или повторяющиеся задачи самостоятельно.

Используя автоматизацию закупок, можно:

• Быстро и точно сравнить предложения разных поставщиков, чтобы найти лучшее соотношение цены и качества.
• Оптимизировать внутренние процессы заказа, сверки, оплаты и составления отчетов по управлению расходами.
• Согласовать финансирование закупочного процесса для производственных нужд компании, собирая заявки от внутренних подразделений.

В зависимости от рода закупочной деятельности подбирается нужный сервис, функционал которого будет соответствовать конкретным запросам организации.